Évtizedes munkánk során megtapasztaltuk, hogy a munkatársak nem szeretik, vagy nehezen értik meg az eljárásmódokat. Sokszor viccesen emlegetik, "ja persze a processzek, meg a poliszik, nálunk a csapból is az folyik", máskor egyszerűen nem veszik tudomásul, vagy kifejezetten idegenkednek tőlük.

Mik is azok a misztikus eljárásmódok, "processzek"?

Biztos mindenkivel megtörtént már, hogy több napos nagy családi találkozón vagy nagy társasággal több napos programon vett részt. Gondoljunk vissza a program második napjának reggelére, amikor mondjuk 9 órára menetkésznek kellett lennünk és mindössze egyetlen fürdőszoba állt rendelkezésünkre. Az eljrásámód az a közmegegyezés, amely kiszámíthatóvá és biztonságossá teszi a 9 órás indulást. Az a közmegegyezés, amely rendezi, hogy ki, mikor, milyen sorrendben és mennyi időre fog bejutni a fürdőszobába.

Természetesen a cégek élete bonyolultabb mint az itt említett hétköznapi példa, mégis talán mindenki számára érthetővé és világossá teszi, hogy miért is kellenek az eljárásmódok.

Mindannyiunknak vannak eljárásmódjaink, csak amikor egyedül végzünk el feladatokat nem tudatosul bennünk, hogy mindent egy meghatározott minta szerint teszünk. Abban a pillanatban válik egyértelművé, hogy az eljrásámód létezik, amikor valami megakadályoz bennünket abban, hogy megszokott rutinjaink szerint cselekedjünk. Ha például "megszoktuk" hogy kilométer nyilvántartásunkat hetente egyszer, mondjuk pénteken este készítjük el, akkor kifejezetten bosszúsak leszünk, ha megtudjuk, hogy a cégben létrehozott új "eljárásmód" értelmében hetente kétszer le kell adnunk feljegyzéseinket.

A szervezeti eljrárásmódok azok a megfelelő szakemberek által létrehozott szabályzatok, amelyek egy meghatározott mintába rendezik az adott témához tartozó teendőket, viselkedésmódokat és ezt a mintát aztán intézményesíti, azaz létrehozza, kommunikálja és betartatja.

Mi az eljárásmódok alkalmazásának haszna?

• Rendkívül hatékonnyá teszik a szervezeti működést. (Mint a fürdőszoba-beosztás 10-12 ember felkészülését a 9 órás indulásra)
• Áttekinthetővé, kiszámíthatóvá és biztonságossá teszik a munkavégzést.
• Mind a munkatársak mind a külvilág felé egy felismerhető, azonosítható identitást teremtenek, amellyel azonosulni lehet. Kialakítják a mi tudatot. ("Mi ezt így szoktuk csinálni!")

Ahogy gyűlik a szervezet tapasztalata egy-egy folyamattal kapcsolatban az eljrásmódok is változhatnak, finomodhatnak, illetve a környezeti változások is kikényszeríthetik az eljrásmódok megváltoztatását.

Mit szabályoz egy szervezet eljárásmódokkal?

• A cég tevékenységével kapcsolatos szakmai tennivalók: gyártási folyamatok, szolgáltatási folyamatok
• Jogosultságok, döntések
• A munkatársakkal kapcsolatos jogviszonyok: kiválasztási folyamatok, foglalkoztatási formák, szerződéses formák, bérezési, juttatási formák stb.
• A munkatársak szervezeten belüli életútjával kapcsolatos gyakorlatok: rangok megszerzése, előléptetések, áthelyezések módszerei, lehetőségei
• Az erőforrások elosztásának és használatának módjai: munkaerő-elosztás, gépek, felszerelések hozzáférhetősége, anyagi eszközökhöz való hozzáférés
• Kapcsolati viszonyok: fegyelmi követelmények, ünnepek, konfliktusok rendezésének módjai
  
• Az információ áramoltatatásának módszerei: mit, mikor kinek kell továbbítani, kinek mit eókell és nem kell tudni
  
• Kommunikáció fajtái, irányai és módszerei: négyszemközti és csoportos kommunikációs formák, fórumok
  

Könnyen belátható, hogy minél nagyobb a szervezet, annál nagyobb szükség van arra, hogy legyenek eljárások, amelyek mindenki számára egyértelműek és elfogadottak.

Hatalmas versenyelőnyben vannak azok a szervezetek, ahol jól kidolgozott eljrásmódok szerint zajlik az élet, amelyet a munkatársak ismernek és el is fogadnak.

Az alábbiakban röviden összefoglaltunk néhány manapság már majdnem minden szervezetben alkalmazott eljárásmódot, amelyek mintájára könnyen ki lehet alakítani a saját szervezet speciális igényeihez illeszkedő megoldásokat.